Як отримати електронний підпис ㅡ тонкощі оформлення в Україні

В останні роки все актуальнішим стає ведення документообігу онлайн, і що далі, то сильніша ця тенденція. Електронний цифровий підпис (скорочено ЕЦП) допомагає вести діяльність дистанційно, замінити паперові документи електронними та подавати всі необхідні звіти через інтернет онлайн. У цій статті ви дізнаєтесь, як можна оформити електронний підпис в Україні максимально швидко і недорого.

Читайте:

• Навіщо потрібен електронний підпис
• ЕЦП та КЕП – у чому різниця
• Як отримати ЕЦП (КЕП) у державних органах
• Отримання КЕП в інших сервісах
• Як отримати КЕП через додаток «Дія»
• Як створити електронний підпис через онлайн-сервіси банків
• Найчастіші запитання

Навіщо потрібен електронний підпис

Цифровий підпис ㅡ це сертифікат, який містить в собі унікальний ключ, що ідентифікує об’єкт чи суб’єкт економічної діяльності. 

Підписання документа таким чином ㅡ це програмний процес, який розміщує ваші зашифровані дані в документі. Його не слід плутати просто з розписом на договорі.

Сучасні технології криптографії дозволяють створити електронні підписи з високим ступенем захисту,  отже, підробити документ з електронним підписом в рази складніше, ніж звичайний.

Для кого електронний підпис буде актуальним:

• Для всіх українців, щоб мати можливість отримувати різні державні послуги в режимі онлайн, наприклад, через портал «Дiя». Фізичні особи з електронним цифровим підписом можуть на державних порталах онлайн подавати заяви про реєстрацію шлюбу, оформляти свідоцтва про народження (сервіс «еМалятко»), соцдопомогу, патенти на винаходи, отримувати різноманітні довідки, укладати договори і багато іншого. З кожним роком кількість послуг тільки зростає.
• Пенсіонерам, оскільки з ЕЦП їм буде легше отримати держпослуги Пенсійного Фонду. Отже більшість процедур з оформлення і перерахунку пенсії ви зможете зробити онлайн, не виходячи з дому.
• Для підприємців, що бажають зареєструвати ФОП онлайн на порталі «Дiя». Наразі це один із найбільш зручних та швидких способів зареєструвати фізичну особу-підприємця.
• Для тих, хто хоче здавати фінансову, бухгалтерську та податкову звітність в електронному вигляді. З оформленням цифрового підпису у вас відпаде необхідність друкувати паперові копії договорів і особисто зустрічатися з людьми для їх підписання (що особливо актуально для міжнародного бізнесу).  Ви можете повністю відмовитися від паперового обороту договорів купівлі, фактур, інвойсів та багатьох інших документів. Плюс ви будете економити час і гроші на поштових і кур’єрських послугах, бо поставити електронний підпис і узаконити договір можна за лічені хвилини. Без ЕЦП ви не зможете брати участь в державних тендерах і закупівлі.
• Електронний підпис для фізичних осіб в Україні є обов’язковим тільки для держслужбовців. Це пов’язано з щорічною подачею декларації про доходи в електронному вигляді.

Також наявність електронного цифрового підпису полегшить вам вирішення таких завдань, як:

• Реєстрація бізнесу чи громадської організації на сайті Міністерства Юстиції.
• Отримання даних про земельні ділянки на сайтах Держгеокадастру.
• Ведення електронної документації.
• Отримання довідки про несудимість під час оформлення на роботу, візи для виїзду за кордон, дозволи на зброю.
• Встановлення опіки чи усиновлення.
• Подання звернень до посадових осіб, створення електронних петицій.
• Отримання низки медичних довідок.
• Подання заявки на відключення будинку від мереж централізованого опалення та підключення до автономного.

З кожним роком з’являється все більше онлайн-сервісів, в яких використовується електронний підпис, тому перелік вище не можна вважати вичерпним.

ЕЦП та КЕП – у чому різниця

Згідно із законом від 7 жовтня 2018 року «Про електронні довірчі послуги», ЕЦП на території України діє лише у форматі кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Перехідний період, протягом якого ще можна було скористатися звичайним ЕЦП, закінчився 7 листопада 2020 року. Наразі КЕП – це єдиний можливий варіант цифрового підпису.

Яка різниця між ЕЦП та КЕП? Кваліфікований електронний підпис зберігається тільки на захищеному носії – токені – або у хмарі, тоді як електронний цифровий підпис можна було тримати будь-де. Таким чином, КЕП з його високим рівнем захисту підходить як для фізичної особи, так і для юридичної та посадової.

Як отримати ЕЦП (КЕП) у державних органах

Україна надає можливість оформити електронний цифровий підпис в держпослугах Інформаційно довідкового Департаменту ДФС. Оформити ЕЦП тут можуть не тільки резиденти, а й нерезиденти країни. Також не має значення, чи є ви фізичною, юридичною чи посадовою особою – для всіх категорій користувачів передбачений високий рівень захисту КЕП.

Список документів для оформлення ЕЦП для юридичних осіб:

• Реєстраційна картка в двох примірниках.
• Оригінал статуту організації.
• Нотаріально завірені копії документів, які підтверджують, що людина, на яку оформляється підпис, працює в організації.
• Оригінал і копія паспорта та ідентифікаційного номера.

Для фізичних осіб потрібні такі документи:

• Реєстраційна картка фізосіб в двох примірниках.
• Оригінал і копія паспорта та ідентифікаційного номера. За відсутності паспорта громадянина України допускається пред’явлення паспорта громадянина іншої країни з нотаріально завіреним перекладом українською мовою, цифровий паспорт (цивільний або закордонний) у додатку «Дія», посвідчення про тимчасове/постійне проживання, посвідчення біженця або закордонний паспорт громадянина України з позначкою про постійне місце проживання в іноземній державі.

Сформувавши пакет необхідних документів (актуальні зразки реєстраційних карток можна знайти на сайті ІДД ДПС), потрібно підійти до одного з пунктів обслуговування ІДД ДПС. Для отримання ключа вам необхідно прийти до департаменту з чистим електронним носієм (диск CD/DVD або флешка, захищений носій Кристал або Алмаз-1К, SIM-картка з підтримкою ідентифікації особи ID).

Пункти обслуговування є у всіх областях України, включаючи всі великі міста: Київ, Харків, Дніпро, Одесу та Львів. Адреси представництв можна переглянути за посиланням.

Ви можете зробити електронний підпис самостійно за допомогою відеоінструкції. Але на прийом до обраного вами представництва АЦСК все одно необхідно приходити особисто – з пакетом документів та носієм зі згенерованими ключами.

Отримання КЕП в інших сервісах

Також цифрові підписи можна оформити через будь-який Акредитований центр сертифікації ключів (АЦСК). АЦСК є не лише при ІДД ДПС, а й при інших державних органах, а також національних та приватних підприємствах:

• АЦСК органів юстиції України.
• Укрзалізниця.
• АЦСК «MASTERKEY» ООО «АРТ-МАСТЕР».
• ООО «КС».
• ДП «УСС».
• Акредитований центр сертифікації ключів Збройних Сил
• ООО «Центр сертифікації ключів «Україна»
• ООО «Український сертифікаційний центр»
• АЦСК «Державний казначейської служби України»
• АЦСК «еSing» ООО «Алтерсайн» тощо.

У кожному центрі вас забезпечать повною інформаційною підтримкою. В АЦСК приватних підприємств послуга отримання КЕП буде платною, вартість залежить від того, на який термін ви бажаєте отримати підпис (від 1 до 2 років).

Як отримати КЕП через сервіс «Дія»

Отримати КЕП онлайн можна у національному сервісі Дія. Зробити це просто, але для отримання такого підпису вам необхідно мати в «Дії» ID-картку або закордонний біометричний паспорт.

Як отримати кваліфікований сертифікат електронного підпису через «Дію»:

• Авторизуйтесь у сервісі «Дія».
• У меню виберіть рядок «Дія.Підпис».
• Натисніть кнопку «Активувати Дія.Підпис».
• Пройдіть перевірку особи за фото, NFC або BankID.
• Придумайте 5-значний код захисту підпису.

Особистий ключ, отриманий вами через електронний підпис, ділиться на дві частини. Одна його половина зберігається у вашому смартфоні, інша – у спеціальному захищеному модулі порталу «Дія». Якщо ви зміните гаджет, вам потрібно буде активувати підпис заново, а старий варіант буде автоматично знищено. За умови  видалення програми з телефону підпис також зникне.

Підписом, створеним за допомогою «Дії», можна скористатися під час замовлення послуг у самому додатку або на порталі сервісу. Для авторизації або підпису заяви на сайті Дія відскануйте згенерований порталом QR-код смартфоном, ця процедура рівноцінна підпису.

Як створити електронний підпис через онлайн сервіси банків

Отримання електронного підпису в Приват24

Якщо ви є клієнтом Приватбанку, то можете безкоштовно отримати КЕП онлайн через сервіс Приват24.

• Щоб створити ЕЦП, вам необхідно авторизуватися в системі (десктопна версія), перейти до вкладки «Сервіси», вибрати розділ «Бізнес» та пункт меню «Електронний цифровий підпис для фіз. особи».
• Далі заповнюєте свої дані (важливо перепровірити ще раз правильність і актуальність електронної пошти) і підтверджуєте їх правильність (тиснете «Дані вірні»).
• Після цього обираєте місце на своєму комп’ютері для зберігання файлу з електронним підписом, вигадуєте пароль для ваших ключів та підтверджуєте заявку за допомогою коду із СМС. Заявка на отримання сертифіката сформується автоматично. Ви отримуєте свій електронний цифровий підпис, серійний номер сертифіката та термін дії.

Повна відеоінструкція, як створити електронний підпис у Приват24

У яких банках можна оформити електронний цифровий підпис

Крім Привату ви можете оформити ЕЦП на ресурсах таких банків:

• Ощадбанк. Для оформлення ЕЦП фіз особами – власниками карт Ощадбанку – необхідно підійти в обслуговуючий банк. Для ФОП оформляється апаратний ключ, який зберігається на флешці. Для цього потрібно відкрити рахунок в Ощадбанку – вартість послуги 50 грн. Плюс щомісяця потрібно оплачувати ведення рахунку – 129 грн на місяць, в цю суму також включено відкриття і користування ЕЦП.
• Укрсиббанк. Щоб отримати електронний підпис, потрібно оформити заявку за формою банку. Крім інших даних в ній потрібно вказати місто, в якому ви плануєте обслуговуватися, і ваш статус (юридична або фізична особа). Вартість оформлення ЕЦП для клієнтів банку не залежить від виду особи і становить 150 грн на рік, або 250 грн на 2 роки. ЕЦП зроблять протягом 1-2 днів.  Для отримання ЕЦП потрібно прийти у відділення банку з паспортом, ідентифікаційним кодом і флешкою ​​для запису ключа. 
• ПУМБ. На даний момент у всіх юридичних осіб – користувачів інтернет-банкінгу в ПУМБ – є можливість підписувати платежі всередині банку. Юридичні особи-власники рахунку в ПУМБ (поки тільки на території Києва, але планується регіональне розширення), можуть отримувати послуги в центрі дистанційного обслуговування і оформити посилений ключ ЕЦП через банк.  Посилений ключ – можливість підписувати зовнішні документи (договори, звітність до податкової і т.д.). Клієнт повинен бути новий, який відкрив рахунок в банку ПУМБ і спочатку закріплений за центром дистанційного обслуговування в Києві. Для цього потрібно буде попередньо забронювати рахунок, надати банку всі документи, необхідні для відкриття рахунку, під’їхати до відділення ПУМБ для оформлення ЕЦП. Для подальшого обслуговування за вами буде закріплено менеджера.

Електронні підписи, отримані через банківські системи, мають ті самі можливості і той самий захист, що й оформлені через держпослуги. Тож вибирайте, який варіант зручніший особисто для вас.

Найчастіші запитання

Термін дії

Термін дії електронного кваліфікованого підпису триває від 1 до 2 років. Після цього періоду необхідно оновити підпис.

Як оновити КЕП

На поточний момент, у зв’язку з військовим становищем в Україні, сертифікати ключів ЕЦП/КЕП формуються автоматично за день до закінчення терміну дії старих сертифікатів. Після цього ними можна користуватися один рік, при цьому сам особистий ключ користувача не змінюється.

Як перевірити КЕП

Щоб встановити, чи дійсний ваш електронний підпис, завантажте сертифікат вашої КЕП з веб-сайту того АЦСК, де ви його отримали. Коли файл завантажиться, натисніть на нього подвійним клацанням лівою кнопкою миші. У вікні можна буде побачити термін дії підпису.

Що скажете, оформити електронний підпис набагато легше, ніж здавалося? Ця послуга доступна і пенсіонерам, і фізичним особам, маленьким компаніям та великим корпораціям. А ще дозволяє значно спростити собі життя та отримувати більше послуг онлайн. Якщо у вас залишилися питання, обов’язково задавайте їх у коментарях.